Vedtekter for Brevik Rotaryklubb

1          Definisjoner

·         Lovene - Lover for Brevik Rotaryklubb

·         Vedtektene - Disse vedtekter, som bygger på Lovene

·         Klubben – Brevik Rotaryklubb

·         Styret – Styret i Klubben

·         Styremedlem – Et medlem av Styret

·         Medlem – Et medlem i Klubben. Begrepet Aktivt Medlem, som brukes i enkelte sammenhenger, har samme betydning.

·         Æresmedlem – En person som klubben har tilkjent et æresmedlemsskap. Denne personen er ikke Medlem.

·         RI - Rotary International

·         År - Den tolvmåneders periode som begynner 1. juli

·         Post - Inkluderer bruk av elektronisk post (e-post) og internetteknologi for å redusere kostnader og øke muligheten for raske svar.

2          Formål

Klubben skal følge RIs mål om å utføre vellykkede tjenester basert på de fem tjeneste-avenyene til Rotary og bidra til fremgang for Rotary ved å styrke medlemskapet, støtte The Rotary Foundation og utvikle ledere utover klubbnivå.

3          Organisering

Klubbens høyeste organ er årsmøtet. Styret, som består av fem Medlemmer, danner ledelsen i Klubben. Disse er President, Innkommende President, Sekretær, Kasserer og Sist Avgåtte President. Styret er beslutningsdyktig når minst 50% av Styremedlemmene er tilstede. Beslutninger i Styret tas med simpelt flertall. Ved stemmelikhet har Presidenten dobbeltstemme. Det er Styrets plikt å påse at Klubben til enhver tid er korrekt registrert i Brønnøysundregistrene.

4          Valg

Valg av tillitspersoner skal foregå på Årsmøtet. Valgkomitéen består av Innkommende President (formann), President og Sekretær.

Det skal velges Inkommende President, Sekretær, Kasserer og Revisor for neste År. President er valgt som Innkommende President foregående År og innsettes i juni måned neste År.
Sekretæren rapporterer nyvalgte tillitspersoner til RI innen 31.12

De nominerte kandidatene presenteres for Medlemmene pr. Post minst 10 dager før årsmøtet. Medlemmer kan foreslå motkandidater. Valg foretas på årsmøtet. Dersom det bare er en kandidat til et tillitsverv, kan valget skje ved akklamasjon. Medlemmer kan forlange skriftlig votering.

Hvis en tillitsvalgt faller bort, skal Styret velge et Medlem til dette vervet. Offiserer velges av Styret.

5          Plikter for tillitsvalgte

5.1   Presidenten.

Presidenten skal lede møtene i Klubben og i Styret og utføre andre oppgaver som vanligvis hører inn under dette vervet.

5.2       Innkommende president.

Innkommende President skal være Styremedlem og utføre oppgaver som er foreskrevet av Presidenten eller Styret.

5.3       Sekretæren.

Sekretæren skal føre medlemsfortegnelse, føre liste over fremmøte, sørge for innkallelser til klubbmøter og styremøter, skrive og oppbevare referater fra styremøter, skrive de nødvendige rapporter til RI og sørge for at den månedlige fremmøterapporten gjøres tilgjengelig for Distriktet og ellers utføre de plikter som vanligvis hører inn under sekretærvervet. Sekretæren har ansvaret for organisering av arkivfunksjonen.

5.4       Kassereren

Kassereren skal ta vare på alle midler, føre regnskap, samt utføre andre plikter som hører inn under kassererfunksjonen, herunder utarbeide de regnskap som skal legges fram for revisor og godkjennes av årsmøtet.

5.5       Revisor

Revisor skal revidere Klubbens årsregnskaper og påse at disse er i samsvar med lov og forskrifter. Revisor skal også påse at klubben har ordnet formuesforvaltningen på en betryggende måte og med forsvarlig kontroll.

6          Møter

6.1       Årsmøte.

Årsmøtet avholdes senest den 31. august hvert år. Årsmøtet skal ha følgende saksliste

1.       Konstituering

·         Valg av møteleder

·         Godkjenning av innkalling

·         Valg av referent og 2 Medlemmer til å underskrive protokollen

2.       Godkjenning av årsberetning

3.       Godkjenning av regnskap

4.       Godkjenning av budsjett for Året

5.       Valg

6.       Eventuell kontingentendring

7.       Eventuelle endringer av Lover og Vedtekter, samt innkomne forslag

Innkalling til årsmøte med oversikt over saker som skal behandles skal sendes Medlemmene pr. Post minst 10 dager før møtet.

6.2       Styremøter

Styremøter skal som hovedregel holdes en gang hver måned. Ekstraordinære styremøter skal innkalles av Presidenten når dette anses nødvendig, eller etter anmodning fra to Styremedlemmer etter at behørig varsel er gitt. Ved enkle hastesaker kan Styret, hvis det ikke passer med et ordinært styremøte, gjøre en beslutning ved utveksling av Post.

Presidenten kan kalle inn til utvidede styremøter, hvor Komitéledere, Offiserer eller andre Medlemmer innkalles dersom dette er hensiktsmessig. Disse har da talerett men ikke stemmerett i Styret.

Referater fra styremøter skal være tilgjengelig for Medlemmene

6.3       Klubbmøter

De ordinære ukentlige møter i Klubben skal holdes torsdag kl. 19:00. Varsel om endringer eller sløyfing av ordinære klubbmøter skal gis til alle Medlemmer pr. Post eller informasjon i Klubbens møtekalender. Fremmøte skal registreres ved Medlemmenes tilstedeværelse på det ordinære

Klubbmøtet eller ved bekreftelse på tilstedeværelse i en annen rotaryklubb eller som for øvrig fastlagt i Lovene. Klubbmøtet er beslutningsdyktig når minst en tredjedel av Medlemmene er tilstede.

7          Kontingent

Kontingenten fastsettes av årsmøtet etter forslag fra Styret.

8            Avstemningsregler

Avstemninger i Klubben skal foregå på et beslutningsdyktig møte ved muntlig stemmegivning,  unntatt ved valg av Styre og tillitsvalgte dersom et Medlem krever skriftlig stemmegivning. Styret kan bestemme at en konkret beslutning skal avgjøres ved skriftlig stemmegivning. Beslutninger fattes med simpelt flertall, unntatt ved vedtektsendringer og kontingentfastsettelser, som krever to tredjedels flertall. Alle saker skal være vurdert og presenteres for Klubben av Styret. Medlemmer kan fremme saker for Styret.

9          Komitéer og Offiserer

9.1       Faste komitéer

Klubben skal ha disse faste komitéer

·         Administrasjonskomitéen utfører alle nødvendige administrative oppgaver i Klubben. Komitéen består av Styret, CICO, CYEO og Informasjonsansvarlig. Komitéens leder er Innkommende President.

·         Medlemskomitéen skal planlegge og iverksette tiltak med henblikk på å rekruttere og beholde Medlemmer.

·         Programkomitéen skal planlegge og organisere programmet for møtevirksomheten gjennom Året, herunder fortløpende bekjentgjøring av programmet. Programkomitéen er for tiden identisk med Administrasjonskomitéen

·         Servicekomitéen skal vurdere og foreslå humanitære og yrkesrettede prosjekter og organisere Klubbens eventuelle innsats i slike prosjekter lokalt, nasjonalt eller internasjonalt.

·         TRFkomitéen skal planlegge og iverksette tiltak med henblikk på å støtte TRF gjennom både økonomiske bidrag og deltakelse i internasjonalt arbeid. Komitéen skal også ha ansvar for Klubbens oppgaver i forbindelse med VTT (Vocational Training Team), stipendier og ellers alle aktiviteter som hører inn under TRFs virkeområde.

·         Kameratskapskomitéen har ansvaret for klargjøring av møtelokaler og gjennomføring av sosiale arrangementer i Klubben.

Styret kan oppnevne ytterligere komitéer etter behov.

9.2       Offiserer

Klubben skal ha disse faste offiserer i tillegg til komitélederne

·         CICO - ansvarlig for Klubbens internettvirsomhet.

·         CRFO  - vervet innehas av TRFkomitéens leder.

·         CYEO - koordinerer Klubbens ungdomsrelaterte arbeid.

·         Informasjonsansvarlig - skal planlegge og iverksette tiltak internt med henblikk på å informere Medlemmene om Klubbens aktiviteter inklusiv Klubbens serviceprosjekter, og eksternt for å gjøre Klubbens virksomhet kjent for omverdenen.

Styret kan oppnevne ytterligere offiserer etter behov.

10     Komitéenes oppgaver

Komitéarbeidet organiseres slik

·         Den enkelte komité skal behandle slike saker som er tillagt den ifølge vedtektene, samt slike tilleggssaker som den måtte få henvist av presidenten eller Styret.

·         Komitélederen skal være ansvarlig for jevnlige møter og virksomhet i sin komité, føre tilsyn med og koordinere komitéens arbeid og rapportere til Styret om alle komitéens aktiviteter.

·         Presidenten kan ex officio (i embeds medfør) være medlem av alle komitéer.

11     Oppmøte

Klubben har ikke møteplikt. Oppmøte registreres likevel for statistikkformål.

12     Finanser

Ved begynnelsen av hvert År skal Styret utarbeide et budsjett over antatte inntekter og utgifter for Året. Budsjettet skal angi grensen for utgiftene til de forskjellige formål, med mindre annet senere besluttes av Styret. Budsjettforslaget skal gi informasjon om forpliktelser som vil ha konsekvenser ut over det Året forslaget er satt opp for.

Kassereren skal sette alle Klubbens midler inn i en bank som Styret velger.

Alle regninger skal betales av kassereren eller annen tillitsvalgt bemyndiget av Styret. En gang i året skal alle økonomiske transaksjoner gjennomgås av Revisor.

Klubbens regnskapsår går fra 1. juli til 30. juni. Årsregnskapet behandles på årsmøtet etter forutgående revisjon.

13     Regler for valg av nye Medlemmer

Forslag til nytt Medlem skal oversendes Styret skriftlig gjennom Medlemskomitéen. Styret skal forvisse seg om at den foreslåtte personen oppfyller krav til medlemskap i henhold til RIs lover og regler. Styret skal innen 30 dager fra forslaget ble fremsatt godta eller avvise dette. Dersom beslutningen er positiv, skal personens navn sendes ut til høring blant Medlemmene.

Hvis ingen begrunnet skriftlig innvending mot forslaget er mottatt av Styret innen to (2) uker, skal Styret godkjenne vedkommende som Medlem. Dersom det foreligger innvendinger, skal Styret votere og avgjøre saken på neste møte. Medlemskomitéen informeres om resultatet.

Når et Medlem er godkjent, skal det utnevnes en fadder, og Medlemmet skal gis en klassifikasjon. Medlemskomitéen utarbeider et forslag til invitasjonsbrev som godkjennes og signeres av Presidenten. Fadderen sørger for at Medlemmet blir introdusert i Klubben og får relevant opplysningsmateriell. Vedkommende skal deretter tas opp som Medlem på et passende møte. Videre skal Sekretæren rapportere det nye Medlemmet til RI. Styret plasserer Medlemmet i en komité.

Aktive Medlemmer kan foreslå nye Medlemmer i andre klubber enn sin egen.

Klubben kan på årsmøtet i henhold til Lovene velge Æresmedlemmer foreslått av Styret.

14     Beslutninger

Ingen resolusjon eller forslag som vil forplikte Klubben i forbindelse med en hvilken som helst sak skal behandles i Klubben før dette har vært behandlet av Styret. Slike resolusjoner eller forslag, hvis de fremsettes på et klubbmøte, skal oversendes Styret uten diskusjon.

Beslutninger om utmerkelser til Medlemmer, som f.eks. Paul Harris Fellow, skal besluttes av Styret og ikke kommuniseres før overrekkelsen finner sted. Æresmedlemskap og utmerkelser til andre enn Medlemmer skal vedtas på årsmøtet etter forslag fra Styret.

15     Forretningsorden for medlemsmøtene

Møtene skal inneholde disse punktene

·         Møtet åpnes

·         Introduksjon av besøkende

·         Opprop

·         Kunngjøring av eventuelle fødselsdager denne uken

·         Eventuelle meldinger fra Medlemmer

·         Korrespondanse, meddelelser og rotaryinformasjon